5 taken die jouw team te veel tijd kosten (en hoe je ze automatiseert)

Bijna elk MKB-bedrijf worstelt met dezelfde vijf tijdvreters. Ze zitten verweven in de dagelijkse routine, tellen samen op tot tientallen uren per maand, en blijven vaak liggen omdat ze "nu eenmaal bij het werk horen". Hieronder staan ze op een rij, met wat automatisering er telkens aan verandert.

1. E-mail lezen, sorteren en doorsturen

Het McKinsey Global Institute becijferde dat werknemers gemiddeld 28% van hun werktijd aan e-mail besteden. Bij een werkdag van acht uur is dat ruim twee uur per persoon. Voor een team van vijf loopt dat op tot tien uur per dag aan inbox-beheer, zonder dat een klant daar iets van merkt.

Een AI-systeem dat inkomende e-mails leest, de categorie herkent (aanvraag, klacht, factuur, vraag) en zelf de juiste actie neemt (doorsturen, een standaardantwoord, of een taak aanmaken) haalt dat sorteerwerk weg. Vooral bij een team met veel e-mailverkeer is dat meteen voelbaar.

2. Facturen opstellen en opvolgen

Een factuur maken, controleren of alles klopt, versturen en bijhouden of hij betaald is: bij veel MKB-bedrijven kost dat samen meerdere uren per week, en dan zijn de herinneringen voor openstaande facturen nog niet meegerekend.

Koppel je boekhoudpakket (Exact, Moneybird, wat je ook gebruikt) aan een automatisering, en die factuur wordt aangemaakt zodra een opdracht is afgerond, verstuurd naar de klant en bijgehouden. Is er na veertien dagen niet betaald, dan gaat er vanzelf een herinnering uit. Dat scheelt al snel twee tot vier uur per week, iedere week opnieuw.

3. Leads met de hand overtypen naar het CRM

Een lead komt binnen via de website, een mail of een telefoontje, en iemand moet de gegevens overtypen, een taak aanmaken en een bevestiging sturen. Tien tot vijftien minuten per lead, en op een drukke dag is het net zo goed dat het er even bij inschiet.

Automatiseer dat contactmoment, of het nu een formulier, een e-mail of een WhatsApp-bericht is, en het systeem zet het direct om in een CRM-contact, stuurt de bevestiging en legt de taak bij de juiste persoon neer. Bij tien leads per week is dat al gauw een uur terug, en geen enkele lead meer die tussen wal en schip valt.

4. Maandrapportages in elkaar puzzelen

Aan het eind van de maand gegevens uit meerdere systemen bij elkaar zoeken (verkoopcijfers uit het CRM, bedragen uit de boekhouding, uren uit de planning) en dat samenvoegen tot een rapport: dat kost al snel drie tot vijf uur, elke maand weer.

Een automatisering die die data zelf ophaalt, in een vast format zet en op de eerste van de maand naar de juiste mensen stuurt, scheelt niet alleen die uren, maar ook de overtypfouten die er nu soms insluipen.

5. Klanten handmatig een bevestiging sturen

Na een opdracht, afspraak of levering hoort er een bevestiging naar de klant te gaan. Wordt die met de hand geschreven, dan gebeurt dat niet altijd, en een vergeten bevestiging kost sneller vertrouwen (en dus opdrachten) dan je zou denken.

Zodra een opdracht wordt afgerond of een afspraak wordt ingepland, kan het systeem zelf een persoonlijke bevestiging sturen, met de juiste naam en gegevens erin. Dat scheelt tien tot vijftien minuten per klantcontact, maar het grootste voordeel is consistentie: iedere klant krijgt hem, op tijd, zonder dat iemand eraan hoeft te denken.

Herken je jezelf hierin?

Zapiers State of Business Automation-onderzoek uit 2021 laat zien dat 94% van de werknemers dit soort repetitieve taken als vast onderdeel van hun werk ziet. Herken je twee of meer van bovenstaande vijf in jouw bedrijf, dan is de kans groot dat automatisering ook voor jou iets oplevert. De eerste stap is een gesprek waarin we in kaart brengen welke processen het meeste opleveren, en in welke volgorde je ze het beste aanpakt.